Archivos

Organización Archivística

¿Qué es un Archivo? Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.

Beneficios de una correcta Organización Archivística: favorecerá el acceso a la información pública, por lo cual los archivos se convierten en el instrumento fundamental para evitar que se usen, oculten, destruyan o alteren indebidamente los documentos públicos.

Archivo de Tramite: contiene documentación activaaquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente.

En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite.

Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, y tendrán las siguientes funciones:

I. Integrar los expedientes de archivo;

II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental;

III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;

IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria; y,

V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental.

Archivo de Concentración: contiene documentación semiactiva, aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.

Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración, en su caso. el responsable será nombrado por el titular de la unidad administrativa correspondiente, y tendrá las siguientes funciones:

I. Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva;

II. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva;

III. Solicitar a la unidad administrativa correspondiente del sujeto obligado, el visto bueno, para la liberación de los documentos o expedientes y determinar su destino final;

IV. Coadyuvar con el área administrativa correspondiente, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;

V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;

VI. valorar los documentos y expedientes de las series resguardadas, conforme al catálogo de disposición documental;

VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias alarchivo histórico del sujeto obligado o en su caso, al archivogeneral del estado.

Archivo Histórico: contiene documentación histórica, aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente, es la memoria del instituto.

Los sujetos obligados establecerán un archivo histórico, el responsable seránombrado por el titular de la unidad administrativacorrespondiente, y tendrá las siguientes funciones:

I. Coadyuvar con el archivo de concentración, en la elaboracióndel cuadro general de clasificación, el catálogo de disposicióndocumental y el inventario general;

II. Validar la documentación que deba conservarsepermanentemente por tener valor histórico;

III. Recibir los documentos con valor histórico enviados por elarchivo de concentración;

IV. Organizar, conservar, describir y difundir la documentacióncon valor histórico;

V. Establecer un programa que permita respaldar losdocumentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y/o

VI. Estimular el uso y aprovechamiento social de ladocumentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos deconsulta.

• Lineamientos generales y recomendaciones para la conservación y organización de documentos y archivos de los sujetos obligados
• Material de los lineamientos generales y recomendaciones para la conservación y organización de documentos y archivos de los sujetos obligados
• Cuadro General de Clasificación Archivística y de Series
• Catálogo de Disposición Documental   

Contacto:

C.P.  Roger Moguel Esquipula 

Coordinador de SIA

Tel. (01 961) 60 4 12 30 y 61 307 11, Ext. 207

Email: royer_moguel@hotmail.com

Instituto de Protección Social y Beneficencia Pública Del Estado de Chiapas.

Libramiento Norte Oriente S/N Esq. Paso Limón, Colonia Patria Nueva C.P. 29045 Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.